Stammdaten
Artikelstamm importieren, ohne hinterher aufzuräumen
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 7 Minuten
Ein Artikelimport klingt nach einer Sache von fünf Minuten: Datei wählen, Spalten zuordnen, einlesen. In der Praxis scheitert er selten am Einlesen selbst, sondern an dem, was vorher mit der Datei passiert ist.
Die gute Nachricht: Es sind immer dieselben vier Fallen.
1. Führende Nullen
Die häufigste und ärgerlichste. Eine Artikelnummer 0041250 oder ein EAN, der mit Null beginnt, wird von Tabellenprogrammen als Zahl erkannt – und Zahlen haben keine führenden Nullen. Nach dem Öffnen und Speichern steht dort 41250, und kein Artikel wird mehr gefunden.
Deshalb die wichtigste Regel: CSV-Dateien nicht in Excel öffnen und wieder speichern. Wenn Sie die Datei ansehen müssen, öffnen Sie sie in einem Texteditor – dort sehen Sie, was wirklich drinsteht.
2. Dezimaltrennzeichen
Deutsch ist das Komma, in vielen Exporten steht der Punkt. Wird das verwechselt, kostet ein Artikel statt 12,50 Euro plötzlich 1250 Euro – oder der Preis wird gar nicht erkannt.
Prüfen Sie vor dem Import eine Zeile mit einem Preis, der Nachkommastellen hat. Diese eine Kontrolle fängt die meisten Preisfehler ab.
3. Trennzeichen und Anführungszeichen
CSV heißt „comma separated“, aber im deutschsprachigen Raum ist das Semikolon üblich – weil das Komma schon als Dezimaltrennzeichen belegt ist. Enthält eine Bezeichnung selbst ein Semikolon, muss das Feld in Anführungszeichen stehen, sonst verrutscht die ganze Zeile.
Verräterisch: Wenn beim Probeimport einzelne Zeilen Felder vertauscht haben, während die meisten stimmen, liegt es fast immer daran.
4. Zeichensatz
Stehen nach dem Import Schränke als Schr?nke in der Datenbank, passt die Kodierung nicht. Üblich sind UTF-8 und Windows-1252. Beide sind in Ordnung, man muss nur wissen, welche vorliegt, und es beim Import angeben.
Die Reihenfolge, die sich bewährt hat
- Sicherung anlegen. Vor jedem Import, ohne Ausnahme. Ein Import lässt sich nicht mit einem Klick rückgängig machen.
- Testlauf mit zehn Zeilen. Dieselbe Datei, auf zehn Artikel gekürzt. Danach im Programm nachsehen, ob Nummer, Preis, Bezeichnung und EAN stimmen.
- Erst dann die ganze Datei. Und anschließend eine Stichprobe: der erste, der letzte und ein Artikel aus der Mitte.
Was gilt, wenn der Artikel schon existiert?
Vor dem Import muss klar sein, was mit vorhandenen Artikeln passiert: überschreiben, ergänzen oder überspringen? Besonders heikel sind Felder, die Sie selbst gepflegt haben – Lagerort, Mindestbestand, eigene Bezeichnung. Eine Lieferantendatei, die diese Felder leer mitliefert, kann sie sonst löschen.
Faustregel: Importieren Sie nur die Spalten, die Sie wirklich aktualisieren wollen. Eine Datei mit vier Spalten ist sicherer als eine mit vierzig, von denen dreissig leer sind.
Bestand gehört nicht in den Stammdatenimport
Artikelstamm und Bestand sind zwei verschiedene Dinge. Stammdaten beschreiben den Artikel, der Bestand ist das Ergebnis von Buchungen. Wer Bestände per Import setzt, überschreibt die Historie – und kann hinterher nicht mehr erklären, wo eine Differenz herkommt.
Bestandskorrekturen gehören deshalb in die Inventur, nicht in den Import.
Fazit
Datei nicht durch Excel laufen lassen, Dezimaltrennzeichen und Zeichensatz prüfen, mit zehn Zeilen testen, vorher sichern und nur die nötigen Spalten importieren. Wer diese fünf Punkte einhält, hat beim Import praktisch nie Nacharbeit.