Inventur
Inventur vorbereiten: Die Arbeit vor dem Zähltag entscheidet
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 6 Minuten
Die Inventur hat einen schlechten Ruf, und meistens liegt das nicht am Zählen selbst. Sie wird dann zur Qual, wenn während des Zählens Fragen auftauchen, die vorher hätten geklärt sein müssen: Gehört dieser Karton schon zum Bestand? Warum steht dieser Artikel zweimal in der Liste? Wo wurde die Palette hinten links erfasst?
Die gute Nachricht: Der größte Teil dieser Fragen lässt sich vorher abräumen.
Vier Wochen vorher: den Artikelstamm aufräumen
- Doppelte Artikel zusammenführen. Zwei Datensätze für denselben Artikel bedeuten am Zähltag zwei Zeilen und hinterher eine Differenz, die niemand erklären kann.
- Auslaufartikel kennzeichnen. Was seit Jahren nicht bewegt wurde und nicht mehr im Regal steht, gehört nicht in die Zählliste.
- Barcodes prüfen. Artikel ohne EAN kosten beim Scannen die meiste Zeit. Eine Liste der Artikel ohne Barcode ist schnell gezogen und in Ruhe abgearbeitet.
Zwei Wochen vorher: Lagerorte und Zählbereiche festlegen
Teilen Sie das Lager in Bereiche, die eine Person in ein bis zwei Stunden schafft, und schreiben Sie auf, wer welchen Bereich übernimmt. Das verhindert den klassischen Fehler, dass ein Regal doppelt und das Nebenregal gar nicht gezählt wird.
Wenn Sie mit Lagerorten arbeiten, prüfen Sie vorher, ob die Zuordnung noch stimmt. Ein Artikel, der laut System in Halle 2 liegt und tatsächlich im Verkaufsraum steht, erzeugt zwei Differenzen statt einer.
Die Woche davor: schwebende Vorgänge klären
Hier entstehen die meisten unerklärlichen Differenzen. Legen Sie fest, wie Sie mit diesen Fällen umgehen, und halten Sie es schriftlich fest:
- Ware ist geliefert, aber noch nicht gebucht – vor der Zählung buchen oder vom Zählbereich ausnehmen und deutlich kennzeichnen.
- Ware ist verkauft, steht aber noch zur Abholung bereit – räumlich trennen, sonst wird sie mitgezählt.
- Retouren und Reparaturen – eigener Bereich, eigene Zählung.
- Kommissionsware – getrennt erfassen, sie gehört bilanziell nicht Ihnen.
Am Zähltag: einmal zählen, sauber erfassen
Mit einem Scanner erfassen Sie direkt am Regal, statt Zettel abzutippen. Das spart nicht nur Zeit, es verhindert auch die zweite große Fehlerquelle: das Übertragen von Hand.
Prüfen Sie Differenzen noch am selben Tag, solange die Lage im Lager unverändert ist. Eine Woche später lässt sich nicht mehr rekonstruieren, ob wirklich zwei Stück fehlten oder jemand zwischendurch etwas umgelagert hat.
Fazit
Die Inventur wird nicht dadurch besser, dass man am Zähltag schneller läuft. Sie wird besser, wenn Artikelstamm, Lagerorte und schwebende Vorgänge vorher stimmen. Der Rest ist Routine – und mit Scannerunterstützung in deutlich weniger Zeit erledigt als mit Zettel und Stift.