Einkauf
Einkaufspreise pflegen: Ohne sie ist jede Margenauswertung Raten
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 6 Minuten
Jede Auswertung zur Marge, zum Rohertrag und zur Bestandsbewertung hängt an einer einzigen Zahl: dem Einkaufspreis im Artikelstamm. Ist er veraltet oder falsch gewählt, sehen alle Berichte gut aus und stimmen trotzdem nicht.
Welcher Preis ist der richtige?
Hinter „Einkaufspreis“ stecken mehrere Werte, die sich deutlich unterscheiden können:
| Wert | Was er aussagt | Wofür |
|---|---|---|
| Listenpreis | Preis vor Rabatten | Verhandlungsgrundlage, nicht für die Kalkulation |
| Nettoeinkaufspreis | nach Rabatt, vor Nebenkosten | der übliche Wert im Artikelstamm |
| Einstandspreis | inklusive Fracht, Zoll, Verpackung | die ehrlichste Zahl für die Marge |
| Letzter Einkaufspreis | was zuletzt wirklich berechnet wurde | Hinweis auf stille Preiserhöhungen |
Wer importierte Ware führt oder häufig kleine Mengen bestellt, sollte mit dem Einstandspreis rechnen. Bei einem Frachtanteil von fünf Prozent entscheidet er darüber, ob ein Artikel Geld bringt oder nicht.
Staffelpreise richtig abbilden
Viele Lieferanten staffeln: ab 10 Stück ein Preis, ab 50 ein anderer. Im Artikelstamm steht aber nur ein Wert. Welcher?
Die praktikable Antwort: der Preis, zu dem Sie üblicherweise bestellen – nicht der bestmögliche. Wer mit der 50er-Staffel kalkuliert, aber meist 12 Stück ordert, rechnet sich dauerhaft reicher, als er ist.
Lohnt sich die nächste Staffel? Rechnen Sie den Mehrbestand gegen die Ersparnis: Ware, die ein halbes Jahr steht, kostet Platz und bindet Kapital. Die Entscheidungsgrundlage dafür liefert der Beitrag zu Mindestbestand und Bestellvorschlag.
Boni und Jahresvergütungen
Rückvergütungen, die erst am Jahresende fließen, gehören nicht in den Artikelpreis. Sonst rechnen Sie mit Geld, das noch nicht da ist, und jeder Deckungsbeitrag ist zu optimistisch.
Sinnvoller ist, den Bonus getrennt zu führen und bei der Jahresauswertung zu berücksichtigen. Dann bleibt die laufende Kalkulation konservativ – und die Jahreszahlen sind die angenehme Überraschung, nicht umgekehrt.
Wann Preise aktualisiert werden
Der beste Zeitpunkt ist der Wareneingang: Die Rechnung liegt vor, die Zahl ist aktuell. Zusätzlich lohnt zweimal jährlich ein Abgleich mit der Preisliste des Lieferanten – per Dateiimport, nicht von Hand.
Achten Sie dabei auf Artikel, deren Einkaufspreis seit Jahren unverändert ist. Entweder wurde dort nie gepflegt, oder der Artikel wird nicht mehr bezogen. Beides sollte man wissen.
Die eine Auswertung, die sich lohnt
Eine Liste der Artikel, bei denen der Verkaufspreis weniger als eine festgelegte Spanne über dem Einkaufspreis liegt. Dort stehen die Fälle, in denen eine Einkaufspreiserhöhung nie weitergegeben wurde. Erfahrungsgemäß findet man dort mehr Ertrag als in jeder Verhandlung.
Fazit
Ein klar definierter Preisbegriff, Staffeln nach der tatsächlichen Bestellmenge, Boni getrennt geführt und Aktualisierung beim Wareneingang: Damit stimmt die Zahl, auf der alle anderen Auswertungen aufbauen. Die Lieferantenseite dazu finden Sie unter Lieferantenverwaltung.