Wareneingang
Wareneingang buchen: Teillieferungen, Abweichungen und der Karton, der nie ankam
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 6 Minuten
Wenn der Bestand nicht stimmt, suchen die meisten zuerst beim Verkauf. Dabei entstehen die meisten Abweichungen am anderen Ende: beim Einbuchen der Lieferung. Dort geht es schnell, die Ware muss ins Regal, und was nicht sofort passt, wird „später geklärt“.
Immer gegen die Bestellung prüfen, nicht gegen den Lieferschein
Der Lieferschein sagt, was der Lieferant glaubt geschickt zu haben. Ihre Bestellung sagt, was Sie erwarten. Die Ware im Karton ist die dritte Größe. Erst wenn alle drei zusammenpassen, ist der Wareneingang erledigt.
Praktisch heißt das: Die Lieferung wird zur offenen Bestellung gebucht, nicht als freier Zugang. Nur so bleibt sichtbar, was noch aussteht.
Teillieferungen sind der Normalfall
Bestellt sind zehn Stück, geliefert wurden sechs. Jetzt gibt es zwei Wege, und nur einer taugt:
- Falsch: Die Bestellung komplett abschließen und die fehlenden vier neu bestellen. Dann steht in der Historie eine Bestellung über zehn, die vollständig geliefert wurde – und eine zweite, die niemand mehr zuordnen kann.
- Richtig: Sechs Stück buchen, vier bleiben als Rest offen. Die Bestellung bleibt bestehen, bis sie wirklich erledigt ist.
Der Unterschied zeigt sich spätestens beim Bestellvorschlag: Steht der Rest noch offen, wird nicht versehentlich doppelt bestellt. Mehr dazu im Beitrag über Mindestbestand und Bestellvorschlag.
Mengenabweichungen sofort klären
Kommt mehr oder weniger an als auf dem Lieferschein steht, gehört das vermerkt, solange die Palette noch dasteht. Ein Vermerk am Wareneingang mit Datum und Kürzel kostet zehn Sekunden. Eine Reklamation drei Wochen später, ohne Nachweis, kostet deutlich mehr.
Gleiches gilt für Transportschäden: fotografieren, notieren, erst dann auspacken.
Preise beim Wareneingang mitnehmen
Der Wareneingang ist der beste Zeitpunkt, um den Einkaufspreis zu aktualisieren – die Zahl steht auf dem Papier, das Sie gerade in der Hand halten. Wird das verschäumt, rechnen Sie Ihre Marge monatelang mit veralteten Werten.
Weicht der berechnete Preis von der Bestellung ab, ist das ein Hinweis auf eine Preiserhöhung, die niemand angekündigt hat. Solche Abweichungen fällt am Wareneingang auf – oder gar nicht.
Was dazugehört, bevor die Ware ins Regal geht
- Artikel ohne Barcode auszeichnen, siehe Etiketten und Barcodes.
- Neue Artikel vollständig anlegen: Bezeichnung, Warengruppe, Lieferant, Preise. Ein Artikel mit dem Namen „neu 3“ findet nie jemand wieder.
- Lagerort hinterlegen, wenn Sie mit Plätzen arbeiten.
Der Rückstand braucht einen festen Termin
Offene Bestellreste verschwinden aus dem Blick, weil sie niemanden drücken – bis ein Kunde fragt. Sehen Sie einmal pro Woche die offenen Bestellungen durch und haken Sie beim Lieferanten nach, was überfällig ist. Fünf Minuten, die regelmäßig eine unangenehme Nachfrage ersparen.
Fazit
Gegen die Bestellung buchen, Teillieferungen offen lassen, Abweichungen sofort vermerken und Preise gleich mitnehmen: Vier Gewohnheiten, die zusammen den Großteil aller Bestandsdifferenzen verhindern. Der Wareneingang ist die Stelle, an der sich die Datenqualität des ganzen Lagers entscheidet.